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        數字化檔案外包服務

        時間:2023-11-18 作者:中博奧 來源:中博奧 點擊量:

          數字化檔案外包服務,檔案數字化工作在現階段主要采取服務外包方式進行。然而,在實施過程中,存在一些問題需要解決。首先,由于多數紙質檔案需要進行重拆裝再整理,檔案實體存在損毀、丟失等隱患。其次,大量數字化副本集中加工處理,檔案信息存在擴散、泄露等風險。因此,我們必須高度重視檔案數字化服務外包中的安全問題,并嚴格按照國家檔案局《檔案數字化外包安全管理規范》等要求及檔案服務外包工作規范等,依據“合法、安全、可控”原則,在全過程嚴格監管的基礎上,注重做好“五到位”,確保檔案實體與信息安全。

        數字化檔案外包服務

          首先,工作謀劃要到位。發包方應成立由主要領導或分管領導參加的檔案數字化外包管理組織,建立權責明晰的崗位責任制。同時,要全面準確統計現有非數字化檔案的種類、數量、密級、價值等基礎信息,并根據移交進館、查詢利用、編研開發等不同需求,科學合理擬定數字化服務外包的檔案范圍和技術指標等要求。在選擇數字化加工場所時,應符合國家檔案局有關要求,確保實體檔案進出庫及臨時存放安全,滿足服務外包人員工作休息、個人物品擺放等需求。此外,還要按要求配置檔案數字化加工所需的硬件設備、軟件系統、存儲介質及輔助的視頻監控、消毒殺蟲設施設備等。無論是自行配置還是要求承包方提供,都應以我為主,確保全流程全要素可查可控。

          其次,招標考察要到位。發包方應以法律法規為準繩、以成果質量為核心、以安全保密為底線,認真選好檔案數字化服務外包機構。招標文件中不僅要明確單頁掃描價格等顯性成本,還要明確檢驗返工、設備配置以及人員崗位、安全管理等涉及隱性成本的條款要求,避免實施中產生一些不必要的問題。發包方應對檔案數字化服務機構的資質信用、財務狀況、員工素質、管理制度、保障能力、服務實績等進行全面考察,構建科學的篩選指標體系并進行綜合評估,依法依規選擇合適的承包方。

          第三,溝通培訓要到位。在項目實施前,良好的溝通對接和針對性的教育培訓往往可以實現事半功倍的效果。發包方應主動與行政主管部門和移交接收單位對接,接受指導、監督和檢查,更好地改進工作。同時,積極與本單位內設處室溝通,共同做好項目實施各項保障工作,反復與承包方會商,不斷細化完善實施方案,并確??刹僮餍?。另外,做好發包方各級各類人員崗位職責培訓也極為重要,應明確崗位職責,抓好承包方全體項目實施人員的教育培訓,特別是要把安全作為紅線,把教育融入日常。

          第四,監督指導要到位。發包方在檔案數字化服務外包過程中監管不到位甚至當“甩手掌柜”,會直接導致安全風險及隱患驟升。發包方應會同承包方建立健全各項規章制度和安全操作規范,并采取切實有效的措施確保落實到位。應設置管理員、保密員、審計員,實行“三員分離”,構建人防、物防、技防“三位一體”的安全防護體系,多措并舉,筑牢安全保密防線。充分利用臺賬、日志等記錄,將其作為安全管理、質量管控、責任追究的有效抓手。嚴格管理檔案數字化過程中使用的移動存儲介質和刻錄設備,做到有登記、有審批、有記錄、有保管、有銷毀。

          最后,驗收整改要到位。檔案數字化加工任務結束不是終點,扎實做好交接驗收、整改完善等工作,才能確保項目安全順利完成。發包方應對檔案實體及時進行檢查,該修復的修復、該消殺的消殺。對數字化成果進行自動檢驗和人工抽檢,確保全部符合要求。同時,承包方要將設備硬盤、移動存儲介質與各種工作文件、日志、記錄、元數據等一并移交。發包方應對各個安全環節進行再確認,如對承包方自帶的各類設施設備進行檢查和必要的安全處理,組織安全保密專項驗收;對各類風險隱患進行再排查,如全面了解掌握項目實施期間各類人員的現實表現,并再次開展安全保密教育,及時查缺補漏。最后,應將檔案數字化服務過程中所形成的各類原始記錄材料,按要求移交檔案部門管理。

          “五到位”只是做好檔案數字化服務外包工作的基本要求。在項目實操中,發包方應在嚴格遵守國家法律法規和各項規章制度的前提下,因地因事因人制宜,確保檔案數字化服務外包工作高質量開展。

          檔案數字化外包是什么意思

          檔案數字化外包是一種檔案管理方式,指將部分或全部檔案管理工作外包給專業的第三方機構進行處理。這種模式可以幫助企業節省成本、提高工作效率和保障信息安全。

          一般來說,檔案數字化外包的過程包括以下幾個步驟:

          確定外包內容:確定哪些檔案需要數字化,并指定相應的技術標準和規范;

          挑選外包服務商:比較多家服務商的資質和服務水平,選擇最符合要求的一家;

          制定合同:雙方協商簽訂合同,明確服務內容、期限、費用等相關事項;

          實施外包:服務商按照合同約定的時間、質量等要求完成檔案數字化任務;

          驗收:驗收外包成果,確保達到合同規定的各項要求;

          維護:對數字化后的檔案進行長期維護和管理,保證其安全性、完整性??偟膩碚f,檔案數字化外包為企業提供了高效、便捷的檔案管理解決方案,幫助企業實現了信息化、自動化和智能化的目標。

          檔案數字化外包規范

          《檔案服務外包工作規范第2部分:檔案數字化服務》(DA/T 68.2—2020)是由國家檔案局制定的行業標準。該標準于2020年5月18日制定并于2020年6月1日起實施,旨在規范檔案數字化服務外包工作,確保其合法、安全和可控。

          檔案因其具有原始性、唯一性和秘密性的特點,在檔案數字化服務外包過程中可能面臨多種質量和安全風險。為了應對這些挑戰,該標準將檔案數字化服務外包工作劃分為三個階段:發包前期準備工作、檔案數字化過程管理和檔案數字化成果管理。

          具體來說,該標準規定了檔案數字化服務外包工作中的發包方工作規范、承包方工作規范以及信用評價與質量監督工作規范。這些規范適用于機關、企事業單位和其他社會組織開展的檔案數字化服務外包工作,但不涉及國家秘密的檔案數字化服務外包。

          總則

          《檔案服務外包工作規范第2部分:檔案數字化服務》規定發包方應按照DA/T68.1的規定,堅持合法、安全可控原則開展檔案數字化服務外包工作。

          前期準備工作

          01.明確工作要求

          應按照相關標準,確定檔案數字化服務外包的范圍、內容、流程、技術、質量和安全等要求。應對檔案進行鑒定,明確檔案數字化服務外包的范圍和優先順序。明確檔案數字化操作規范、驗收標準及工期。

          02.選定承包方

          對承包方的股權結構、法定代表人身份、實際控制人身份進行核實將承包方的財務狀況、項目經驗、技術能力、硬件條件等納入評價體系。對其資質、信用進行考察,了解其是否存在不良記錄。

          03.簽訂合同

          確定承包方后,發包方應與承包方簽訂合同。合同的簽訂應符合DA/T68.1的要求。

          04.選定場所

          加工場所一般應選擇在發包方的辦公地點,選擇相對獨立的、封閉的區間。應滿足防水、防潮、防日光及紫外線照射、防塵、防有害氣體防有害生物、防火、防盜等要求。需安裝視頻監控系統。

          05.配置設備

          應根據檔案數字化加工需要,自行配置或要求承包方提供必要的硬件設備和軟件系統。承包方提供的硬件設備和軟件系統,應經發包方或受發包方委托的第三方檢查合格后方可使用

          過程管理

          01.管控標準

          應對承包方的檔案數字化加工進行全過程、全方位的管控。發生(可能導致)檔案被損毀、丟失或信息泄露的重大事件后,應及時向有關部門報告,并采取補救措施。

          02.人員管理

          應要求承包方將直接參與本項目檔案數字化加工過程的員工名單向發包方備案。應禁止承包方工作人員擅自進入檔案庫房。

          03.流程管理

          應按照工作計劃分批調檔出庫,并根據工作完成情況分批接收歸庫應要求承包方按照DA/T31的規定制作工作流程單,對檔案數字化加工各個環節的工作情況進行記錄。工作流程單應與檔案實體同步流轉。

          04.存儲介質管理

          應對檔案數字化加工過程中使用的計算機硬盤、移動硬盤、U盤、光盤等各種存儲介質進行安全檢查并登記造冊、統一保管,嚴禁承包方擅自處理

          05.檔案管理

          應對擬數字化的檔案進行敏感性、完整性、有序性及檔案實體與目錄的一致性檢查。對正在進行數字化加工的檔案,應該(或要求)安排專人保管,每天入庫(柜),不得在工位上留存過夜。

          成果管理

          01.數據檢驗

          般應采用計算機自動檢驗的方式進行100%檢驗,檢驗合格率應為100%。對于無法使用計算機自動檢驗的項目,抽檢率不得低于5%。應要求承包方將檔案數字化加工成果一并移交給發包方。

          02.安全確認

          應對承包方交付的檔案數字化加工的各種存儲介質、視頻監控數據及回放記錄、工作人員變更記錄等進行安全檢查。應對承包方自帶的各種硬件設備和軟件系統進行檢查,以確保其無信息留存。

          03.驗收總結

          對不符合法規、標準、合同的交付成果,應要求承包方限期整改。經數據檢驗、安全確認、驗收評估之后,應與承包方辦理交接手續。應將工作中形成的重要文件歸檔保存,并總結經驗,持續改進。

          檔案數字化整理工作的主要內容

          檔案數字化整理工作的主要內容包括:

          1、檔案接收:負責接收原始紙質或電子文檔,并進行初步審核。在接收過程中,需要確保文檔的完整性和準確性,同時對不符合要求的文件進行篩選和退回。

          2、數據提?。簭脑嘉臋n中提取相關信息,如標題、作者、日期等內容。通過自動化工具或人工處理,將文檔中的關鍵信息提取出來,以便后續的整理和存儲。

          3、格式轉換:將原始文檔轉換為適合存儲和檢索的格式,如PDF、JPEG等。根據文檔的特點和需求,選擇合適的格式進行轉換,以確保文檔的可讀性和可訪問性。

          4、質量檢查:檢查轉換后的文檔是否完整、清晰、準確,如有必要可進行適當的修復。通過對文檔的視覺檢查和內容核對,確保文檔的質量達到要求,并及時修復可能存在的錯誤或缺失。

          5、元數據編目:根據需要創建元數據,包括描述文檔內容、來源、格式等方面的詳細信息。通過編寫元數據,為文檔提供更全面的描述和索引,方便用戶快速定位和檢索所需的信息。

          6、數據存儲:將整理后的文檔及其元數據存儲到安全、可靠的位置。選擇合適的存儲設備和系統,確保文檔的安全性和可用性,同時建立備份機制,以防止數據丟失或損壞。

          7、訪問管理:設置訪問權限、備份機制、災難恢復措施等,確保文檔的安全、可控。通過制定訪問策略和權限控制,限制對文檔的訪問范圍,同時建立備份和災難恢復計劃,以應對可能的數據丟失或系統故障。

          8、更新維護:定期更新和維護文檔,確保其時效性和準確性。根據文檔的使用情況和需求變化,及時更新文檔的內容和格式,同時進行定期的維護工作,確保文檔的可靠性和可用性。

          通過以上步驟,檔案數字化整理工作能夠有效地將紙質或電子文檔轉化為數字化形式,提高文檔的管理和利用效率,同時確保文檔的安全性和可靠性。


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